Кейс: как «Ив Роше Казахстан» за 3 месяца перешел от французской IT-системы на российскую разработку | PIM Solutions

В конце 2023 года компании «Ив Роше Казахстан» потребовалось срочно разработать и внедрить новую IT-систему, управляющую омниканальными продажами, в том числе транспортной и складской логистикой. На реализацию этой задачи было всего 3 месяца. Для разработки и внедрения новой системы была привлечена компания PIM Solutions.

В результате всего за два месяца удалось перезапустить работу интернет-магазина и перевести склад на PIM.WMS, а платформа MetaShip упростила взаимодействие со службами доставки по Казахстану. Рассказываем подробности реализованного кейса.

Срочный переезд

Компания «Ив Роше Казахстан» занимается продажей косметики этой марки на территории Республики Казахстан, а также ряда соседних стран. На протяжении всей своей истории компания была тесно связана с российским офисом и технически от него зависела. При этом ее IT-система работала на французском софте.

В конце 2023 года у «Ив Роше Казахстан» сменился собственник, произошло разъединение с российским офисом. Также было оговорено, что в середине февраля 2024 года состоится её полное отключение от французской IT-системы. «Ив Роше Казахстан» потребовалось менее чем за 3 месяца практически с нуля создать собственную систему управления омниканальной торговлей без возможности тестирования и постепенной обкатки нового софта.

«В связи с быстрым переходом на новое ПО у нас существовала опасность различных сбоев, а в худшем случае остановки всей нашей работы. Кроме того, нам было нужно модернизировать склад и организовать доставку заказов. Для реализации этой задачи нам был нужен самый надежный партнер, в котором мы могли быть уверены на 100%. Таким партнером для нас стала компания PIM Solutions», – отмечает генеральный директор «Ив Роше Казахстан» Иван Авдеев.

Для решения этой задачи была привлечена IT-компания PIM Solutions.

Разработка и запуск

Для начала с нуля был написан новый сайт интернет-магазина на основе системы CMS 1С Битрикс. С обновленным интернет-магазином в кратчайшие сроки была проинтегрирована WMS-система от PIM Solutions, которую в это же время внедряли на складе «Ив Роше Казахстан». Это позволило установить прямую коммуникацию между сайтом и складом, в т.ч. передавать информацию по статусам товаров и заказов.

Склад «Ив Роше Казахстан» располагается в Алматы, площадь – 1600 кв. м. С него отгружаются товары в 10 собственных и 20 партнерских магазинов в Казахстане, в магазины соседних стран, а также обслуживаются заказы интернет-магазина YvesRocher.KZ.

До обновления функционал системы управления складом был крайне ограничен, операции осуществлялись в полуручном режиме. Например, разные складские операции PIM Solutions назвала ведущие регионы по количеству отправленных заказов работали через текстовые файлы. У склада не было ни адресного хранения, ни автоматического учета сроков годности, хотя там хранилась косметика. Командам «Ив Роше Казахстан» и PIM Solutions нужно было не просто заменить один софт на другой, а создать современную систему управления складом, используя текущую инфраструктуру.

После внедрения WMS-системы от PIM Solutions на складе появился автоматический контроль сроков годности, что очень важно для сегмента косметики. Также благодаря WMS-системе клиент смог перейти от листов А4, которые приклеивались к коробкам, на автоматические стикеры.

Важным нововведением стало внедрение виртуальных складов. Физически склад один, но виртуально он разделен на три отдельных склада: для розничных магазинов, для интернет-магазина и для экспорта. Весь товар распределяется между тремя виртуальными складами, и каждый из них может распоряжаться только своим остатком, остатки других складов для него недоступны. Эта система позволяет наиболее эффективно управлять товарными запасами.

Помимо WMS-системы, «Ив Роше Казахстан» подключил еще один продукт от PIM Solutions – агрегатор служб доставки MetaShip. Благодаря агрегатору были быстро подключены три службы доставки: Казпочта, Алем ТАТ и Pony Express. Также в ближайшее время будет подключена DPD. WMS-система позволяет самостоятельно выбрать, в какую службу доставки будет отгружен тот или иной заказ, основываясь на скорости и географии доставки каждого оператора.

Кроме того, специально для «Ив Роше Казахстан» была разработана индивидуальная отчетность, учитывающая особенности взаиморасчетов между складом и поставщиками. Благодаря этому склад может оперативно рассчитывать тарифы на свои услуги.

В середине февраля, как и было запланировано, состоялся переход компании на новое ПО. Делать это пришлось в течение одного дня, без какого-то переходного периода. Несмотря на эту сложность, переход прошел в штатном режиме и заказы начали отгружаться через новую систему уже с первого дня ее внедрения.

В ближайшее время на складе заработает система адресного хранения, и он станет функционировать на все 100%.

«Наша универсальная WMS-система разработана специально для интернет-магазинов и учитывает все их базовые потребности. Обычно для каждого конкретного клиента требуются незначительные настройки, что позволяет нам внедрять WMS-систему в минимальные сроки. В случае с «Ив Роше Казахстан» также потребовались минимальные доработки, связанные со спецификой Казахстана, благодаря чему мы смогли уложиться в названные клиентом сроки. На все работы у нас было всего 3 месяца, а фактически, с учетом новогодних праздников, всего 2,5 месяца. Помимо самой WMS-системы был подключен агрегатор служб доставки MetaShip и налажена система отправки заказов разными курьерскими службами. Это также удалось сделать в кратчайшие сроки благодаря взаимной интегрированности наших продуктов», – отмечает заместитель генерального директора PIM Solutions Эдвин Луканов.

Как работает новая IT-система

Сейчас работа склада и интернет-магазина полностью автоматизирована и выглядит следующим образом.

PIM Solutions представила рейтинг доставки интернет-магазинов Создается заказ поставщику, на основании которого товар поступает на склад. При поступлении товары полностью пропикиваются и размещаются в местах хранения. Информация об этом мгновенно попадает в 1С посредством API. Все выявленные расхождения сразу фиксируются и передаются в 1С. Товары принимаются в один из виртуальных складов, после чего они становятся доступными к продаже.

Благодаря подключенному сервису PIM.Tracking WMS-система продолжает отслеживать путь заказов и после их отгрузки со склада, передавая информацию на сайт интернет-магазина. Это позволяет контролировать исполнение заказа как самому интернет-магазину, так и непосредственным покупателям.

Дополнительно «Ив Роше Казахстан» подключил сервис PIM.Inform, который начал отправлять покупателям сообщения о текущем статусе их заказов, что позволило повысить выкуп. Также сейчас подключается сервис PIM.Сверки, позволяющий получать в едином формате позаказные отчеты по каждому платежу от любой службы доставки. Благодаря интегрированности с MetaShip эти сервисы мгновенно встроились в работу склада и сразу начали приносить пользу интернет-магазину.

«Можно сказать, что «Ив Роше Казахстан» является нашим флагманским клиентом в этой стране. Благодаря тому, что он подключил наши сервисы, мы можем на его примере показать, насколько эффективно могут работать интернет-магазины с помощью наших продуктов. Мы очень любим решать сложные задачи и предлагать клиентам индивидуальные кастомные решения, основанные на наших сервисах. В России об этом уже хорошо знают, теперь, благодаря проекту для «Ив Роше Казахстан» о нас будут знать и в Казахстане», – заявил Эдвин Луканов.

Результат

У «Ив Роше Казахстан» появился склад 21 века, отвечающий всем требованиям к логистике современного интернет-магазина. Помимо описанных выше функций, которые появились благодаря новой WMS-системе, на складе усилился контроль над отправляемыми товарами, и исчезли ошибки с некорректного весом товара, что уменьшило количество возвратов от курьерских служб. Также минимизировано количество ошибок довложения и перевложения товаров.

Модернизированный склад должен стать залогом активного роста компании. Теперь «Ив Роше Казахстан» может наращивать свои продажи по всем каналам, не опасаясь коллапса собственной логистики.

«Старая система управления складом во многом тормозила наше развитие, поскольку с ней было трудно масштабировать наши продажи. Теперь же ничто не мешает нам увеличивать продажи, не меняя помещения, за счет снижения сроков оборачиваемости товаров. Благодаря логистической платформе MetaShip и другим продуктам от PIM Solutions мы получили современную логистику и удобный сервис для наших партнёров и покупателей. Это дает нам мощный стимул для дальнейшего развития», – подчеркнул Иван Авдеев.